По новому закону наличие печати – право, а не обязанность хозяйственных обществ. Информация о том, что организация имеет печать, должна в обязательном порядке содержаться в уставе и отсутствовать, если печать не используется.
В нормативные акты, где есть упоминание о необходимости проставления печати, добавлена фраза «при наличии печати». К примеру, проставлять печать только при наличии необходимо:
• в заявках на участие в конкурсах, аукционах в сфере госзакупок;
• в решениях о выпуске эмиссионных ценных бумаг;
• на копиях учредительных документов при госрегистрации прав на недвижимость;
• на доверенностях для участия в судебных процессах и др.
Однако требование о печати из многих официальных документов пока не исчезло. И хотя нескорректированные нормативные акты действуют в части, не противоречащей закону, в некоторых случаях возможны сложности.
Отчетность в ФНС и фонды
В августе 2015 года налоговая служба вплоть до соответствующих корректировок своих приказов обязала нижестоящие территориальные органы принимать документы независимо от наличия в них штампа компании.
Вместе с тем Минфин в Письме от 16 февраля 2016 г. N 03-02-07/1/8575 разъяснил о необходимости проставления оттиска лишь в случаях, когда Федеральный закон прямо предписывает использовать печать на документах, или же в силу положений устава организации о наличии у нее своего штампа. Соответственно, отсутствие таких сведений в учредительном документе или же законодательно установленного императива лишают налоговый орган права требовать печать на сдаваемых бланках и формах, в том числе отчетности.
Заслуживает внимания и вопрос, как следует действовать инспекторам на приеме в случае отсутствия оттиска печати как на самой отчетности, так и на доверенности при сдаче уполномоченными лицами – требовать нотариального заверения доверенности или сверять образцы подписей с имеющимися в инспекции. Выходом из положения видится отправка отчетов почтой с приложением копии устава.
Налогоплательщики, которые полностью перешли на электронный документооборот, подобных проблем лишены.
Работа с банком
Чтобы банки перестали требовать печать на платежках, необходимо:
- представить приказ о работе без печати;
- представить копию устава, если он менялся (возможно, положения о печати не были прописаны в нем изначально);
- переоформить карточку с образцами подписей и печати – оставить только образцы подписей.
Работа с контрагентами
В договорах, а также изменениях и дополнениях к ним печать не нужна, кроме случаев, когда требование о заверении печатью записано в самом договоре. Необходимо выявить подобные формулировки в типовых формах договоров и исключить.
Чтобы не вызвать лишние вопросы у контрагентов при отпуске товара по накладным без печати, прикладывайте копию приказа об отказе от печати. От покупателя же, который со своей стороны ставит только подпись, нужно потребовать доверенность на получение товара (печать на доверенности отменена еще в 2013 году). Иначе существует риск, что недобросовестный покупатель откажется от оплаты товара, ссылаясь на подпись в накладной неуполномоченного на то лица.
Работа с кадрами
В трудовых договорах, как и в прочих договорах, печать не обязательна. Зато обязательна она в трудовых книжках, и вручать при увольнении сотруднику неверно заполненную трудовую чревато спорами, как с самим сотрудником, так и с Трудовой инспекцией. Поэтому до выхода официальных разъяснений Минтруда безопаснее соблюдать прежний порядок.
Вообще, не стоит торопиться отказываться от печати, и уж тем более избавляться от нее, так как она пригодится, чтобы исправлять старые документы.