Очередное общее собрание участников ООО проводится ежегодно с целью подведения итогов деятельности предприятия за прошедший финансовый год. Утверждается годовой отчет, годовая бухгалтерская отчетность, отчет о финансовых результатах, решаются вопросы о распределении прибыли и убытков, избрании совета директоров и исполнительных органов. Очередное собрание проводится раз в год в период с начала марта по конец апреля, уставом может быть установлен более точный срок, например, последний понедельник марта.
Генеральный директор общества созывает собрание своим решением, при этом каждый участник уведомляется не менее чем за месяц до его проведения заказным письмом или вручением сообщения под роспись. В уведомлении необходимо определить дату, время и место проведения собрания, повестку дня, т.е. перечень подлежащих рассмотрению участниками вопросов. Вся информация, необходимая при подготовке к собранию - годовой отчет, бухгалтерская отчетность, списки и сведения о кандидатах на должность руководителя, ревизора, а также аудитора Общества - направляются в приложениях к сообщению о проведении собрания. Каждый участник вправе предложить включение дополнительных вопросов в первоначальную повестку дня не позднее 15 дней до даты собрания. При этом исполнительный орган уведомляет об изменениях остальных участников не позднее 10 дней до проведения собрания.
Открытию собрания предшествует процедура регистрации участвующих в нём лиц. Допускается как личное голосование и принятие решений, так и через представителя, полномочия которого должны быть удостоверены в установленном законом порядке. Собрание вправе внести изменения в сообщенную ранее повестку дня, если в нем участвуют все участники.
Решения о реорганизации или ликвидации общества принимаются единогласно, остальные вопросы - квалифицированным большинством голосов, установленным уставом или законом.
В ходе проведения собрания ведется протокол, который в течение 10 дней после его составления направляется генеральным директором всем участникам.
Если в обществе один участник, фактически он также должен принять решение об утверждении годовых результатов деятельности компании, в те же сроки, т.е. не ранее 2-х месяцев и не позже 4-х месяцев после окончания финансового года.
Состав участников и принятые ими решения подтверждаются путем нотариального удостоверения, подписанием протокола всеми участниками собрания или посредством аудио- и видеофиксации.
Процедура Общего собрания в ООО включает несколько этапов, и любое нарушение, связанное с подготовкой, созывом и его проведением, влечет для компании значительные штрафы от 500000 до 700000 рублей. Дела о привлечении к ответственности за нарушение порядка проведения общих собраний рассматриваются мировыми судьями на основании протоколов, составленных органами Центрального банка РФ.